Compliance klingt nach Konzernthema — betrifft aber jede UG mit einem Gesellschafter genauso. Wer die deutschen Melde-, Buchführungs- und Offenlegungspflichten verpasst, riskiert Bußgelder, Zwangsgelder und im Ernstfall die persönliche Haftung des Geschäftsführers. Hier ist die praxisnahe Übersicht: was wirklich zu tun ist, wann und mit welchen Konsequenzen bei Versäumnis.
Die Compliance-Grundausstattung nach der Gründung
Direkt nach der Gründung einer GmbH oder UG stehen an:
- Handelsregister: Eintragung (über den Notar) und laufende Aktualität — Änderungen bei Geschäftsführung, Sitz oder Gesellschaftern sind unverzüglich anzumelden
- Transparenzregister: Wirtschaftlich Berechtigte müssen gemeldet werden — Pflicht für alle GmbHs und UGs, Bußgelder bei Versäumnis
- Gewerbeanmeldung und steuerliche Erfassung (Steuernummern-Guide)
- IHK-Mitgliedschaft: entsteht automatisch, Beitragspflicht beachten
- Impressumspflicht: ladungsfähige Anschrift, Vertretungsberechtigte, Registernummer, ggf. USt-IdNr. auf der Website — eine Geschäftsadresse erfüllt die Anforderung, ohne die Privatadresse zu veröffentlichen
Laufende Pflichten im Jahresrhythmus
| Pflicht | Frist | Bei Versäumnis | |---|---|---| | Jahresabschluss aufstellen | 6 Monate nach Geschäftsjahresende (kleine Ges.: 11) | Haftungsrisiko GF | | Offenlegung im Unternehmensregister | 12 Monate nach Geschäftsjahresende | Ordnungsgeld ab €2.500 | | Körperschaft-/Gewerbesteuererklärung | 31.7. des Folgejahres (mit Steuerberater länger) | Verspätungszuschläge | | USt-Voranmeldungen | monatlich/quartalsweise, 10. des Folgemonats | Zuschläge, Schätzung | | Gesellschafterversammlung | mind. 1× jährlich | Beschlussmängel |
Details zur Umsatzsteuer inklusive Fristen und OSS im USt-Guide.
Buchführung und Aufbewahrung
Kapitalgesellschaften sind bilanzierungspflichtig (doppelte Buchführung nach HGB). Dazu kommt die Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre für Buchungsbelege und Abschlüsse, 6 Jahre für Geschäftsbriefe. Digital ist erlaubt — aber revisionssicher.
Datenschutz: die DSGVO-Basics
Für fast jedes Unternehmen mit Website und Kundendaten gelten:
- Datenschutzerklärung auf der Website
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (auch für kleine Unternehmen fast immer Pflicht)
- Auftragsverarbeitungsverträge mit Dienstleistern (Hosting, Newsletter, CRM)
- Meldepflicht bei Datenpannen: 72 Stunden an die Aufsichtsbehörde
- Datenschutzbeauftragter erst ab 20 Personen mit ständiger Datenverarbeitung — für die meisten Startups also nicht nötig
Arbeitgeber-Compliance (ab dem ersten Mitarbeiter)
- Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft (Unfallversicherung)
- Lohnabrechnung mit Sozialversicherungsmeldungen
- Arbeitsschutz nach ArbSchG — auch im Homeoffice
- Arbeitsverträge in Textform mit den Pflichtangaben des Nachweisgesetzes
Was Geschäftsführer persönlich betrifft
Der GmbH-Geschäftsführer haftet persönlich, wenn er zentrale Pflichten verletzt — die drei kritischsten:
- Insolvenzantragspflicht: Bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung binnen 3 Wochen (bzw. 6 Wochen bei Überschuldung) Antrag stellen
- Steuern und Sozialabgaben: Nichtabführung ist ein persönliches Haftungs- und sogar Strafbarkeitsrisiko
- Buchführungspflicht: Organisationsverschulden fällt auf den GF zurück
Die Compliance-Checkliste für den Start
- ✅ Transparenzregister-Meldung erledigt?
- ✅ Impressum vollständig (Adresse, Register, USt-IdNr.)?
- ✅ Datenschutzerklärung online, AV-Verträge geschlossen?
- ✅ Buchhaltung aufgesetzt (Steuerberater oder Software)?
- ✅ Fristenkalender für Abschluss, Offenlegung, Steuertermine?
- ✅ Postempfang gesichert? Behördenpost, die dich nicht erreicht, schützt nicht vor Fristen — ein digitaler Briefkasten stellt jede Zustellung sofort digital zu
FAQ
Gilt das alles auch für eine kleine UG? Ja. UGs unterliegen denselben Pflichten wie GmbHs — nur die Offenlegung ist für Kleinstgesellschaften auf die Hinterlegung der Bilanz reduziert.
Was kostet ein Compliance-Verstoß typischerweise? Von €2.500 Ordnungsgeld (Offenlegung) über fünfstellige DSGVO-Bußgelder bis zur unbegrenzten persönlichen Haftung bei Insolvenzverschleppung.
Brauche ich einen Compliance Officer? Als Startup nicht. Ein sauberer Fristenkalender, ein Steuerberater und klar verteilte Verantwortung reichen für die ersten Jahre.
Wer hilft bei laufender Compliance? Buchhaltung, Steuererklärungen und Jahresabschluss übernimmt der Tax & Accounting Service von Clevver — Fristen inklusive.