Postscan: Was ist das, wie läuft es ab und was kostet es?

Ein Postscan ist ein Dienst, bei dem deine Briefe an einer Adresse angenommen, geöffnet, eingescannt und dir als PDF bereitgestellt werden. Du liest deine Post online, ohne sie selbst abzuholen.

Das Angebot heißt je nach Anbieter Postscan, Post Scan Service, Scanservice oder digitaler Postservice. Gemeint ist immer derselbe Ablauf, mit Unterschieden im Detail.

So läuft ein Postscan ab

1. Post trifft ein. Der Absender schickt den Brief an deine Adresse beim Dienstleister.
2. Der Eingang wird erfasst. Du erhältst meist eine Benachrichtigung, oft mit einem Foto des Umschlags.
3. Du entscheidest. Öffnen und scannen, ungeöffnet aufbewahren, weiterleiten oder entsorgen.
4. Du erhältst den Scan. Als PDF in einer App oder im Webportal.
5. Das Original. Es wird je nach Wunsch aufbewahrt, an dich weitergeschickt oder vernichtet.

Bei Clevver heißt das Digitaler Posteingang. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist verfügbar. Was genau eine gute Anschrift dafür ausmacht, erklärt der Artikel Postfach mieten: Ablauf, Kosten und Alternativen.

Für wen lohnt sich ein Postscan?

Für Selbstständige und Firmen, die viel unterwegs sind und Behördenpost, Rechnungen oder Verträge schnell brauchen.

Für Auswanderer, Expats und digitale Nomaden, die eine deutsche Postadresse behalten möchten. Mehr dazu in unserem Beitrag zu Wohnsitzlos und erreichbar.

Für Privatpersonen mit Zweitwohnsitz oder häufigen Auslandsaufenthalten.

Für Vermieter oder Eigentümer, die Post nicht an der eigenen Adresse haben möchten.

Was kostet Postscan?

Die Kosten hängen davon ab, was im Tarif enthalten ist:

• Grundgebühr für die Adresse
• Anzahl der enthaltenen Scans oder Briefe pro Monat
• Zusatzkosten für Einzelscans, Archivierung oder Weiterleitung
• Standort der Adresse

Aktuelle Preise findest du auf der Produktseite. Beim Vergleich gilt: "ab"-Preise gelten oft nur für die Adresse ohne Scans. Achte darauf, ob Scans im Preis enthalten sind.

Datenschutz und Postgeheimnis

Deine Post enthält persönliche Daten, deshalb solltest du ein paar Punkte prüfen:

• Öffnung nur mit deiner Zustimmung. Du gibst dem Dienstleister die Erlaubnis, Post zu öffnen. Bei Bedarf kannst du das auf bestimmte Absender beschränken oder die Post ungeöffnet lassen.
• Serverstandort. Wo liegen die Scans? Bei Clevver in Deutschland.
• AVV. Für Unternehmen wichtig, die personenbezogene Daten verarbeiten.
• Löschfristen. Wie lange bleiben Scans gespeichert, und wie lassen sie sich löschen?

Was ein Postscan nicht ersetzt

Meldeadresse. Eine Adresse für den Postscan ist kein Wohnsitz. Deine Meldepflicht bleibt bestehen.

Fristen. Ein Scan im Postfach ist noch keine Reaktion. Wenn ein Bescheid drei Tage ungelesen bleibt, läuft die Frist trotzdem. Schalte Benachrichtigungen ein.

Zustellung mit Unterschrift. Bei Einschreiben und Paketen mit Unterschrift hängt die Abwicklung vom Anbieter ab.

Ein Beispiel: Auswanderin mit deutschem Konto

Stell dir eine Softwareentwicklerin vor, die nach Spanien gezogen ist. Ihre Bank, das Finanzamt und die Krankenkasse schicken weiterhin Briefe nach Deutschland. Sie nutzt einen Postscan: Wichtige Schreiben liest sie am selben Tag, Werbung wird entsorgt, Originale von Verträgen lässt sie aufbewahren. Ihre Eltern müssen die Post nicht mehr sammeln. Das Beispiel ist erfunden.

Häufige Fragen

Was ist ein Postscan? Ein Dienst, bei dem deine Briefe angenommen, gescannt und digital bereitgestellt werden.

Ist Post scannen lassen sicher? Das hängt vom Anbieter ab. Achte auf Serverstandort, Verschlüsselung und einen AVV.

Kann ich Post auch privat scannen lassen? Ja. Das Angebot richtet sich nicht nur an Unternehmen.

Wie schnell ist ein Scan verfügbar? Das hängt vom Anbieter und deinem Auftrag ab. Frag nach der üblichen Bearbeitungszeit. Noch Fragen? → Kontakt