GmbH gründen in Berlin: Checkliste mit allen Ämtern

Eine GmbH in Berlin gründen Sie in neun Schritten: Name prüfen, Sitz festlegen, notariellen Vertrag schließen, Stammkapital einzahlen, Eintragung beim Amtsgericht Charlottenburg, Transparenzregister, Gewerbeanmeldung beim Bezirksamt, steuerliche Anmeldung über ELSTER und Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft. Wenn alle Unterlagen vorliegen, dauert das meist zwei bis vier Wochen. Für eine UG gilt derselbe Ablauf, nur mit geringerem Stammkapital.

Allgemeine Gründungsratgeber gibt es viele. Diese Checkliste ist auf Berlin zugeschnitten: welches Gericht, welches Amt, welches Finanzamt, und an welcher Stelle die Adresse eine Rolle spielt.

Die Checkliste im Überblick

| Schritt | Was | Wo in Berlin | |---|---|---| | 1 | Firmennamen prüfen | IHK Berlin, Handelsregister online | | 2 | Sitz und Geschäftsanschrift festlegen | eigene Räume oder gemietete Geschäftsadresse | | 3 | Gesellschaftsvertrag beurkunden | Notar, vor Ort oder per Video | | 4 | Stammkapital einzahlen | Geschäftskonto | | 5 | Eintragung ins Handelsregister | Amtsgericht Charlottenburg (über den Notar) | | 6 | Transparenzregister | online, Bundesanzeiger Verlag | | 7 | Gewerbe anmelden | Bezirksamt des Firmensitzes, online möglich | | 8 | Steuerliche Erfassung | Finanzamt für Körperschaften, über ELSTER | | 9 | Berufsgenossenschaft | je nach Branche |

Schritt 1: Firmennamen prüfen

Der Name Ihrer GmbH heißt rechtlich „Firma". Er muss unterscheidbar sein und darf nicht irreführen. Bevor Sie zum Notar gehen, lohnt ein Blick ins Handelsregister, ob es den Namen in Berlin schon gibt. Die IHK Berlin bietet außerdem eine Prüfung der Firmierung an.

Was beim Namen und beim Unternehmensgegenstand zu beachten ist, erklären wir in Firmenname und Unternehmensgegenstand richtig festlegen.

Schritt 2: Sitz und Geschäftsanschrift festlegen

Diesen Schritt unterschätzen viele. Der Satzungssitz steht im Gesellschaftsvertrag, hier also „Berlin". Die Geschäftsanschrift ist die konkrete Adresse, die ins Handelsregister eingetragen wird.

Wenn Sie keine eigenen Büroräume haben, können Sie Ihre Wohnadresse angeben oder eine Geschäftsadresse mieten. Wichtig: Entscheiden Sie das vor dem Notartermin. Jede spätere Änderung der Geschäftsanschrift muss beim Handelsregister angemeldet werden und kostet Notar- und Registergebühren.

Warum sich eine Geschäftsadresse gerade in der Gründungsphase lohnt, zeigt unser Artikel Firma gründen ohne Büro.

Schritt 3: Gesellschaftsvertrag beim Notar

Der Gesellschaftsvertrag einer GmbH muss notariell beurkundet werden. Für einfache Gründungen mit bis zu drei Gesellschaftern und einem Geschäftsführer gibt es das günstigere Musterprotokoll. Wer individuelle Regelungen braucht, etwa zu Vesting oder Vorkaufsrechten, braucht einen eigenen Vertrag.

Seit 2022 ist die Beurkundung auch online per Videoverfahren möglich. Sie müssen also nicht zwingend persönlich in eine Berliner Kanzlei.

Schritt 4: Stammkapital einzahlen

• GmbH: 25.000 Euro Stammkapital, davon mindestens 12.500 Euro bei Gründung einzahlen (bei Bargründung)
• UG (haftungsbeschränkt): ab 1 Euro, muss vollständig eingezahlt werden

Die Einzahlung erfolgt auf ein Geschäftskonto der Gesellschaft in Gründung. Die Bank braucht dafür in der Regel die notarielle Urkunde und eine Geschäftsanschrift. Ein weiterer Grund, die Adressfrage früh zu klären. Mehr zur Kontoeröffnung in Bankkonto in Deutschland eröffnen.

Schritt 5: Eintragung beim Amtsgericht Charlottenburg

Für ganz Berlin führt das Amtsgericht Charlottenburg das Handelsregister. Die Anmeldung übernimmt der Notar elektronisch, sobald die Einzahlung nachgewiesen ist. Erst mit der Eintragung entsteht die GmbH als juristische Person. Vorher haften Sie für Geschäfte im Namen der „GmbH i. G." unter Umständen persönlich.

Schritt 6: Transparenzregister

Die GmbH muss ihre wirtschaftlich Berechtigten im Transparenzregister melden, also in der Regel die Gesellschafter mit mehr als 25 Prozent. Das geht online. Viele Gründer vergessen diesen Schritt, und das kann ein Bußgeld nach sich ziehen.

Schritt 7: Gewerbe beim Bezirksamt anmelden

Die Gewerbeanmeldung erfolgt beim Bezirksamt des Bezirks, in dem Ihr Firmensitz liegt. Mit einer Geschäftsadresse in der Friedrichstraße ist das zum Beispiel das Bezirksamt Mitte. Die Anmeldung ist online über das Serviceportal des Landes Berlin möglich. Die Gebühr liegt im niedrigen zweistelligen Bereich, online ist es günstiger als vor Ort.

Das Gewerbeamt informiert unter anderem Finanzamt und IHK. Für die GmbH sind Sie damit automatisch Mitglied der IHK Berlin. Mehr dazu in Gewerbeanmeldung in Deutschland.

Schritt 8: Steuerliche Erfassung über ELSTER

Innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit reichen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ein. In Berlin geht das nur elektronisch über „Mein ELSTER".

Für GmbH und UG sind in Berlin die Finanzämter für Körperschaften zuständig. Welches davon, richtet sich nach dem Bezirk. Für eine Firma mit Sitz in Berlin-Mitte ist das derzeit das Finanzamt für Körperschaften IV. Nach der Bearbeitung erhalten Sie Ihre Steuernummer und, wenn beantragt, die Umsatzsteuer-ID. Einen Überblick über die Nummern gibt Steuernummer, USt-IdNr., Steuer-ID.

Schritt 9: Berufsgenossenschaft

Jedes Unternehmen muss sich innerhalb einer Woche nach Gründung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden. Welche das ist, hängt von der Branche ab. Das gilt auch dann, wenn Sie (noch) keine Mitarbeiter haben.

Ein Beispiel: Gründung in drei Wochen

Stellen wir uns zwei Gründerinnen vor, eine aus Hamburg und eine aus Kopenhagen, die in Berlin eine GmbH für nachhaltige Verpackungen gründen. Keine von beiden wohnt in Berlin, ein Büro brauchen sie im ersten Jahr nicht.

In der ersten Woche buchen sie eine Geschäftsadresse in Berlin-Mitte und lassen die Firmierung bei der IHK prüfen. Den Notartermin machen sie per Video, jede von ihrem Laptop aus. In der zweiten Woche eröffnen sie ein Geschäftskonto mit der Geschäftsadresse und zahlen das Stammkapital ein. Der Notar meldet die GmbH beim Amtsgericht Charlottenburg an. Nach der Eintragung melden sie online das Gewerbe beim Bezirksamt Mitte an und reichen den Fragebogen über ELSTER ein.

Die Briefe vom Registergericht, vom Finanzamt und von der IHK landen als Scan in ihrer App, egal ob sie gerade in Hamburg oder Kopenhagen sind.

Wie Clevver Sie unterstützt

• Geschäftsadresse: Virtuelles Büro in Berlin-Mitte mit Mietvertrag, freigegeben für Handelsregister und Gewerbeanmeldung. Am eigenen Standort in der Friedrichstraße nimmt geschultes Personal die Post an, auch förmliche Zustellungen.
• Gründung: Für die eigentliche UG- oder GmbH-Gründung vermittelt Clevver dich an spezialisierte Partner vor Ort. → Firmengründung
• Post: Alles, was nach der Gründung kommt, sehen Sie im digitalen Posteingang.

Häufige Fragen

Wie lange dauert eine GmbH-Gründung in Berlin? Wenn alle Unterlagen vorliegen und die Einzahlung schnell erfolgt, meist zwei bis vier Wochen bis zur Eintragung. Steuernummer und Gewerbeanmeldung können danach noch etwas dauern.

Welches Amtsgericht ist für das Handelsregister in Berlin zuständig? Das Amtsgericht Charlottenburg, für alle Berliner Bezirke.

Kann ich eine GmbH in Berlin gründen, ohne dort zu wohnen? Ja. Sie brauchen eine Geschäftsanschrift in Berlin, aber keinen Wohnsitz dort. Die Beurkundung ist auch per Video möglich.

Wo melde ich in Berlin ein Gewerbe für meine GmbH an? Beim Bezirksamt des Bezirks, in dem Ihr Firmensitz liegt. Die Anmeldung ist online möglich.

Diese Checkliste gibt einen allgemeinen Überblick (Stand Oktober 2026). Zuständigkeiten und Gebühren können sich ändern. Für Ihren konkreten Fall empfehlen wir Notar, Steuerberatung oder IHK. Noch Fragen? → Kontakt